Telefon zadzwonił w środę po południu. Po drugiej stronie - dyrektor operacyjny firmy, która zatrudnia gdzieś 120 osób. Konkretna branża, konkretny biznes, konkretne wyniki. Pytanie też było konkretne:
- Wydaliśmy w zeszłym roku jakieś 40 tysięcy na narzędzia AI. Możesz mi powiedzieć, co z tego mamy?
Spojrzałem na listę subskrypcji, którą mi przesłał mailem. Pięć różnych narzędzi. Niektóre opłacane miesięcznie, niektóre rocznie. Część kont założona z firmowej karty, część z prywatnych - i refundowana fakturą. Pytanie „kto z czego korzysta” - bez odpowiedzi.
To nie jest pierwsza taka rozmowa, którą odbyłem w ostatnim półroczu. I obstawiam, że nie ostatnia.
Wpisałem „shadow AI” w Google
Wszyscy w branży o tym mówią. Konferencje technologiczne, podcasty z USA, raporty McKinseya. „Shadow AI” - narzędzia sztucznej inteligencji, które pracownicy używają w firmie bez wiedzy IT i bez kontroli. Klasyka.
Z ciekawości sprawdziłem przez DataForSEO, ile osób w Polsce wpisuje to w Google.
Zero. Dosłownie zero wyszukań miesięcznie.
A ai w firmie? 90 wyszukań. wdrożenie ai - 10. automatyzacja firmy - 70.
Czyli problem jest. Tylko nikt go nie szuka - bo nikt go nie nazwał. A jak się czegoś nie potrafi nazwać, to trudno z tym walczyć.
Dla porównania: claude code - 33 100 wyszukań miesięcznie. I trend rosnący jak rakieta. W lutym było 60 tysięcy, w marcu 74, w kwietniu 135. To narzędzie, którego trzy lata temu nie było, dziś szuka go co miesiąc tyle osób, ile mieszka w mniejszej dzielnicy Warszawy.
Ludzie używają. Firmy płacą. Ale czy ktoś tym zarządza? No właśnie.
Co to jest „chaos AI” w polskiej firmie
Wracam do tego dyrektora. Po dwóch dniach grzebania w fakturach, kontach i Slacku okazało się, że w jego firmie sytuacja wygląda mniej więcej tak:
- Dział marketingu - wykupiony zespołowy abonament na ChatGPT Team. Korzystają z niego trzy osoby, regularnie dwie.
- Dział sprzedaży - szef działu kupił rok temu prywatnie subskrypcję narzędzia do automatycznego generowania ofert. Wystawia faktury, firma refunduje. Inny handlowiec testuje tymczasem inne narzędzie, „bo Claude jest lepszy do ofert”.
- Programiści - dwóch korzysta z Cursora, jeden z Copilota, jeden pracuje na Claude Code (zwrot kosztów co miesiąc, ok 300 zł). Każdy ma własne preferencje. Standardów - brak.
- Księgowość - Excel z makrami i wynajęty informatyk z polecenia. AI? Nie używamy.
- Zarząd - prezes pisze maile w ChatGPT i potem każe asystentce „zoptymalizować” pod styl firmy.
Pięć działów, pięć podejść, pięć rachunków. Nikt nie wie, czy któreś z tych narzędzi rzeczywiście oszczędza firmie czas. Nikt nie wie, czy któreś z nich nie wycieka danych klientów do zewnętrznego modelu. Nikt nie wie, co stanie się, jeśli któryś z pracowników odejdzie razem ze swoim sposobem pracy.
I to nie jest mała firma technologiczna. To stabilny, dochodowy biznes z 25-letnią historią. Po prostu - zaczęli używać AI tak, jak zaczyna się używać wszystkiego nowego. Bez planu.
Trzy powody, dla których firmy wpadają w chaos AI
Powtarza się to tak często, że zacząłem widzieć wzór. Trzy konkretne rzeczy:
Po pierwsze - AI weszło do firm od dołu, nie od góry.
To jest klucz. Większość technologii w korporacyjnym świecie wchodzi przez dział IT, po analizie, po wycenie, po podpisaniu umów z bezpieczeństwem i RODO. AI weszło inaczej. Jeden pracownik założył sobie ChatGPT, drugi zobaczył i też założył, trzeci pokazał kierownikowi, kierownik powiedział „okej, jak ci się przydaje, refundujemy” - i tak powstał chaos. Nie złośliwy. Po prostu organiczny.
Po drugie - nikt w firmie nie ma roli „za AI odpowiedzialny”.
Mają od marketingu. Od sprzedaży. Od IT (zwykle outsourcing). Od księgowości. Ale od AI? Najczęściej - nikt. Albo „prezes ogarnia, bo to lubi”. A prezes nie ma czasu i nie chce mieć tej odpowiedzialności. To naturalne - to nie jest jego rola.
Po trzecie - narzędzia zmieniają się szybciej niż firmy potrafią to przerobić.
Pół roku temu królował ChatGPT. Trzy miesiące temu wszyscy gadali o Claude. Teraz każdy chce mieć „agenta AI”. Za pół roku będzie coś innego. Firmom nie nadąża decyzyjność za zmianami rynku, więc jedni zostają na starych narzędziach, inni gonią nowe - i wszyscy płacą.
Co konkretnie się w takiej firmie psuje
Tu zaczyna się prawdziwy problem. Bo „chaos AI” brzmi jak abstrakcja, ale to ma konkretne konsekwencje.
Wycieka wiedza. Każdy pracownik ma swój prywatny czat z AI, w którym jest gigantyczny kontekst firmy. Procedury, oferty, e-maile, dane klientów. Jak ten pracownik odejdzie - wszystko zabiera ze sobą. Nikt z reszty firmy nawet nie widział tych konwersacji.
Wyciekają dane klientów. Bo ktoś wrzucił do publicznego ChatGPT umowę z klientem, „żeby AI mu to streściło”. I umowa poszła w trening modelu (a w niektórych narzędziach domyślnie idzie). Dział compliance jeszcze nie wie, że to się stało.
Nie wiadomo, co działa. Trzech handlowców używa AI do generowania ofert. Jeden ma większy konwersję. Czy to przez AI, czy przez własne podejście? Nikt nie zmierzył.
Płaci się dwa razy za to samo. Bo dwa różne działy kupiły dwa różne narzędzia, które robią dokładnie to samo. Tylko żaden nie wie o drugim.
Rośnie rachunek. Bo każdy abonament to 80–300 zł miesięcznie, a przy 120 osobach robi się z tego pięcio-, sześciocyfrowa kwota rocznie. Bez kontroli budżetu.
Brzmi znajomo? Witajcie w klubie.
Co naprawdę pomaga (i to nie jest „kupcie kolejny dashboard”)
Wracam do tego dyrektora z początku tekstu. Po pierwszych dwóch tygodniach pracy z nim - gdzie głównie zbieraliśmy informacje, robiliśmy audyt i mapowaliśmy procesy - wnioski były zaskakująco proste.
Nie potrzebowali więcej AI. Nie potrzebowali nowego narzędzia. Nie potrzebowali kolejnej subskrypcji.
Potrzebowali trzech konkretnych rzeczy:
-
Jednego standardu dla firmy. Zamiast pięciu narzędzi - dwa, ale dla wszystkich i ze wspólną logiką. Decyzja: Claude do tekstów i ofert, ChatGPT do researchu i analiz. Koniec. Każdy nowy pracownik dostaje konto firmowe pierwszego dnia.
-
Procesów, w które AI jest wpisane, a nie dodane. Generowanie oferty handlowej nie jest „handlowiec sobie wrzuca dane do AI”, tylko „handlowiec wypełnia szablon, system sam generuje wersję wstępną w 30 sekund, handlowiec poprawia, system zapisuje w CRM”. AI staje się komponentem, nie protezą.
-
Kontroli kosztów i bezpieczeństwa. Jeden centralny rachunek, jeden audyt logów, jasna polityka co wolno wrzucać do publicznych modeli, co tylko do prywatnych instancji. Plus - jeden człowiek, który ma to ogarniać.
To ostatnia rzecz jest najtrudniejsza. Bo firma musi zdecydować, czy chce mieć kogoś na pełen etat (CTO, CIO, dyrektor ds. transformacji cyfrowej - różnie się to nazywa), czy wolą tak zwany model Fractional CTO - kogoś, kto pracuje dla firmy dwa, trzy dni w tygodniu, odpowiada za technologię, ale nie pożera całego etatu.
Ten drugi model staje się ostatnio popularny. Logiczne - bo firma 50-, 100-, 200-osobowa nie potrzebuje całego CTO. Potrzebuje czasu CTO. To są dwie różne rzeczy. Trochę więcej o tym opisałem osobno, jeśli temat jest dla Was istotny.
„AI to nie subskrypcja. To kompetencja firmy.”
To zdanie powiedział mi jeden z prezesów, z którym pracowałem, jakoś trzy miesiące temu. Spodobało mi się tak bardzo, że zapisałem.
Bo to jest sedno problemu.
Większość firm traktuje dziś AI jak subskrypcję. Coś, co się wykupuje, opłaca i jak działa, to działa. A jak nie działa - to zmienia się dostawcę. Tak jak się zmienia się dostawcę prądu, papieru do drukarki albo systemu fakturowania.
Tylko że AI to nie jest dostawca. To jest fragment sposobu pracy firmy. Im głębiej AI wchodzi w procesy, tym bardziej staje się kompetencją - czymś, co firma umie, a nie czymś, za co płaci.
A kompetencji nie da się kupić w abonamencie. Kompetencję się buduje. Wybiera się standard, uczy zespół, mierzy efekty, optymalizuje. To samo, co kiedyś robiło się z internetem, potem ze stronami WWW, potem z e-commerce, potem z chmurą. Każda z tych technologii przechodziła tę samą drogę: od „kupmy gotowe rozwiązanie” do „zatrudnijmy kogoś, kto to ogarnie wewnętrznie”.
AI jest dokładnie w tym momencie. Faza chaotyczna. Wszyscy używają, mało kto kontroluje. I to się musi zmienić - bo wraz z głębszym wchodzeniem AI w procesy biznesowe, koszty chaotycznego podejścia robią się coraz większe. Nie tylko finansowe. Też bezpieczeństwa. Też operacyjne. Też strategiczne.
Co mi zostaje powiedzieć na koniec
Jeśli czytacie to i myślicie „kurde, brzmi jak nasza firma” - gratuluję. Naprawdę. Bo świadomość problemu to pół drogi.
Druga połowa to decyzja: kto to ogarnie. Bo samo się nie ogarnie. ChatGPT nie ogarnie. Nowe narzędzie z LinkedInowych reklam też nie. Ogarnie to człowiek z odpowiednią wiedzą - wewnętrzny etat albo zewnętrzny partner, model Fractional CTO. Każdy z tych modeli ma sens, zależnie od skali firmy i tempa zmian.
A jeśli nie wiecie, od czego zacząć - od audytu. Bez wyjątku. Trzeba najpierw wiedzieć, co się ma. Kto czego używa. Ile to kosztuje. Co działa. Co nie. Dopiero potem ma sens cokolwiek dokupować, integrować, automatyzować.
Klient z początku tego tekstu - ten od 40 tysięcy zł - zaczął tak. Audyt zajął nam dwa tygodnie. Wnioski go nie ucieszyły, ale przynajmniej wiedział, gdzie stoi. Potem zrobiliśmy plan na trzy miesiące. Teraz, pół roku później, ma w firmie spójny system, jedno odpowiedzialne miejsce, kontrolę nad kosztami i - ku zaskoczeniu wszystkich - realne oszczędności. Nie milionowe, ale wymierne. I, co ważniejsze, mierzalne.
Bo to jest cel, prawda? Mierzalne efekty. AI ma działać dla firmy, nie odwrotnie.
Jeśli zastanawiasz się, czy w Twojej firmie też jest „chaos AI” i nie wiesz, gdzie szukać - napisz. Pierwsza rozmowa zawsze jest bezpłatna i konkretna. Sprawdzimy razem, gdzie jesteście, ile to Was kosztuje i co można z tym zrobić. Bez sprzedażowej ściemy.